• نظام پیشنهادات

مقدمه:

در سال­های اخیر تحولات چشمگیری در نظریه­ ها و عملکلرد مدیریت در جهان پدید آمده، اندیشه­های تازه­ای برای هدایت و کارگردانی کارآمدتر فعالیت­های سازمانی مطرح شده است مدیریت مشارکتی یکی از اندیشه­ های تازه است که در نظام­های بزرگ صنعتی و بازرگانی به کار گرفته شده و با پی­آمدهای مطلوب و دلپذیر معنوی و مادی همراه بوده است.

مدیریت مشارکتی عبارتست از به وجود آوردن فضا و نظامی توسط مدیریت که تمام کارکنان و مشتریان یک سازمان به طور داوطلبانه در روند تصمیم ­سازی، تصمیم­گیری و حل مسائل و مشکلات سازمان با مدیریت همکاری و مشارکت نمایند.

یکی از ساز و کارهای نیرومند این فراگرد نظام پذیرش و بررسی پیشنهاد (Sugestion system) ­­­است که بعد از جنگ جهانی دوم در دنیا متداول گردیده و دهها کشور پیشرفته جهان در حال حاضر از آن بهره می­ جویند.

این نظام شرایط و امکاناتی را در سازمان به وجود می­آورد که همه کارکنان، مشتریان و ... نظرات، ایده­ ها و پیشنهادهای خود را در زمینه حل مشکلات و نارسایی­ ها و ایجاد بهبود مستمر در فعالیت­های سازمان به مدیریت ارائه می­دهد و مدیریت پس از بررسی، مواردی که قابل اجرا تشخیص می­دهد به اجرا می­گذارد و برای دوام ارائه پیشنهاد پاداش مناسبی به پیشنهاد دهنده به عنوان حق ارائه پیشنهاد (سهم مشارکت) از طرف مدیریت داده می­شود.

 

الف- شرایط ارایه پیشنهادها

١-    کلیه کارکنان اداره کل، می­توانند پیشنهادهای خود را با توجه به ضوابط ذکر شده در آیین­نامه به صورت فردی یا گروهی ارایه دهند.

تبصره: سایر افرادی که به نحوی با اداره کل ارتباط دارند از قبیل مراجعین، محققین، متقاضیان، مراکز فرهنگی و هنری نیز می­توانند پیشنهادهای خود را در چارچوب آیین­ نامه ارایه کنند.

٢-    پیشنهادها می­تواند در مورد کار شخص یا گروه پیشنهاد دهنده و یا مربوط به بخش­ها و سایر قسمت­های اداره کل باشد.

٣-    چنانچه پیشنهاد در رابطه مستقیم با کار اداره کل نبوده، اما به صورت غیر مستقیم و محسوس روی نتیجه کار اثر داشته باشد این پیشنهاد قابل بررسی است.

٤-    چنانچه پیشنهادی تکمیل کننده پیشنهادهای ارایه شده قبلی باشد، به عنوان پیشنهاد جدید پذیرفته و مورد بررسی قرار می­گیرد.

٥-    پیشنهادها باید در فرم­ های مخصوص و از طریقی که در آیین­ نامه پیش­ بینی شده، ارایه شود.

 

ب- پیشنهادهای غیر قابل قبول

١- پیشنهادهای تکراری که محتوای آن قبلاً ارایه شده است.

٢- پیشنهادهایی که انجام آن جزء شرح وظایف پیشنهاده دهنده است.

٣- پیشنهادهایی که محتوای آن قبلاً در دستور کار دبیرخانه نظام قرار گرفته است.

٤- پیشنهادهایی که صرفاً بیان اشکال و یا در حد درخواست انجام کار باشد.

٥- پیشنهادهای مبهم و کلی که فاقد جنبه عملیاتی است.

٦- پیشنهادهای فاقد ارائه راهکار عملی و کاربردی.

٧- اقتباس مستقیم از پیشنهاد دیگران.

 

ج- محورها و زمینه­ های پیشنهادی

١- بهبود و اصلاح ساختار و نظام اجرایی.

٢- بهبود روش­های اداری جهت تسریع جریان امور و صرفه­ جویی در وقت و هزینه­ ها.

٣- پیشنهادها مربوط به بهبود نظام اطلاعات مدیریت و آمار.

٤- اصلاح قوانین، دستورالعمل­ ها، بخشنامه­ ها و آیین­ نامه­ ها.

٥- بهینه کردن سیستم­های تصمیم­ گیری، ارزیابی و نظارت، هماهنگی و برنامه­ ریزی.

٦- استفاده از ظرفیت­ های بخش غیر دولتی در رابطه با انجام تکالیف و وظایف محوله.

٧- اصلاح نظام حقوق، دستمزد و مسایل رفاهی کارکنان جهت کارآیی بیشتر.

٨- کاهش هزینه­ های فعالیت­­ها و عملیات.

٩- بهبود کیفیت و بهره­ وری خدمات.

١٠- بهبود آموزش و توسعه نیروی انسانی.

١١- افزایش انگیزه کاری کارکنان.

١٢- افزایش رضایت مراجعین.

 

د- تعاریف شاخص­های ارزیابی

١- صرفه اقتصادی: در صورتی که اجرای پیشنهاد موجب کاهش هزینه­ ها یا افزایش سود حاصل از ارائه خدمات شود تا سقف ١٠ امتیاز به آن تعلق می­گیرد.

٢- پیشنهاد گروهی: در صورتی که پیشنهاد گروهی ارائه شود به ازای هر نفر ٢٥% امتیاز اضافه می­شود و حداکثر ٥ نفر را پوشش می­دهد که به آن امتیاز ٢ تعلق می­گیرد.

٣- کاهش مراحل انجام کار: اگر اجرای پیشنهاد موجب کاهش مراحل انجام خدمات شود تا سقف ١/٥ امتیاز به آن تعلق می­گیرد.

٤- افزایش خدمات انجام شده طی زمان خاص: اگر اجرای پیشنهاد موجب افزایش تعداد خدمات در یک دوره زمانی مشخص شود تا سقف ١/٥ امتیاز به آن تعلق می­گیرد.

٥- سطح تاثیرگذاری: هرچه گستره اجرای پیشنهاد وسیع­تر باشد، امتیاز بیشتری حداکثر ١٥ امتیاز به آن تعلق می­گیرد.

٦- عوامل خاص: عوامل خاص که به تشخیص کمیسیون تحول اداری در نظر گرفته می­شود، حداکثر امتیاز این عوامل ٣ امتیاز است.

 

 

 

        «پیوست شماره (١)»

« چگونگی تکمیل برگ ارائه پیشنهاد »

 

ردیف مشخصات پیشنهاد دهنده/دهندگان

در این ردیف فرد پیشنهاد دهنده یا مسئول گروه پیشنهاد دهندگان نام و نام خانوادگی و میزان تحصیلات و رشته تحصیلی، سابقه کاری، سمت سازمانی و واحد اداری خود را تکمیل می­نماید.

 

ردیف عنوان پیشنهاد

در این ردیف فرد پیشنهاد دهنده در یک خط عنوان پیشنهاد خود را قید می­نماید.

 

ردیف شرح وضعیت موجود و محدودیت­های آن

در این ردیف فرد پیشنهاد دهنده در موضوع پیشنهادی خود وضعیت فعلی را به طور شفاف و کامل ترسیم می­نماید تا فرد پیشنهاد دهنده و فرد خواننده با خواندن این قسمت از مشکل مطرح شده دارای تلقی و برداشت یکسان باشند و مشکل را مشابه هم حس نمایند. در این ردیف پیشنهاد دهنده مشکل و مسئله را به طور شفاف و کامل ترسیم می­کند تا ضرورت ایجاد تغییر و ارائه پیشنهاد کاملاً برای ارزیابی مشخص شود.

 

ردیف پیش نیازها و امکانات لازم برای اجرای پیشنهاد

در این ردیف فرد پیشنهاد دهنده امکانات مالی، تجهیزاتی، نیروی انسانی، بودجه و مطالعاتی و ... که از ضروریات اجرای پیشنهاد می­باشد را بیان می­کند.

 

ردیف فوائد و نتایج حاصل از اجرای پیشنهاد با توجه به شاخص­های ارزیابی

در این ردیف پیشنهاد دهنده فوائد و نتایج اصل از اجرای پیشنهاد خود را با شاخص­های زیر بیان می­کند. تعاریف هر کدام از شاخص­ها به شرح زیر است:

١- صرفه اقتصادی به مفهوم این که پیشنهاد موجب کاهش هزینه­ ها یا افزایش سود حاصل از ارائه خدمات شود.

٢- پیشنهاد گروهی به مفهوم این که پیشنهاد گروهی ارائه شود.

٣- کاهش مراحل انجام کار به مفهوم این که اجرای پیشنهاد موجب کاهش مراحل انجام خدمات شود.

٤- افزایش خدمات انجام شده طی زمان خاص به مفهوم این که اجرای پیشنهاد موجب افزایش تعداد خدمات در یک دوره زمانی مشخص شود.

٥- سطح تاثیرگذاری به مفهوم گستردگی تاثیر پیشنهاد در انجام امور دستگاه می­باشد.

٦- عوامل خاص: عوامل خاص غیر از عوامل بالاست که به تشخیص کمیسیون تحول اداری در نظر گرفته شود.

 

تذکر:

موارد فوق با ذکر توسط پیشنهاد دهنده در مربع مربوطه علامت زده می­شود.

 

ردیف سایر اطلاعات مورد لزوم:

در این ردیف تاریخ ارائه پیشنهاد، نوع ارائه پیشنهاد آدرس کامل و تلفن ارتباط و امضا، پیشنهاد دهنده تکمیل می­شود.

 

تبصره:

فرم­ها بایستی با خودکار مشکی یا آبی و به طور خوانا تکمیل شود.